Не очень догоняю, если честно.
Вроде всё совсем не сложно: собирается определённая компания, и выносится предложение о поездке в Питер, на выхи, (например 11-12 июня). После этого каждый выкладывает чем бы хотел заняться в это время. Все думают. Совещаются. И принимают общее решение.
Если оно положительное, то отписываемся в этой теме, приблизительно так: "Йо-хо!!! Йа с вами!!! Приеду всё слопаю!!!"
Если оно в итоге будет отрицательное, то пишем в этой теме, приблизительно вот так: "Упс... Йа обязательно всё слопаю, но... в другой раз...".
И всем всё понятно.
Специально, для нежелающих совещаться, а так же человеков привыкших откладывать всё на последний момент, есть третий вариант: отписываемся в этой теме, приблизительно таг: "Точно не знаю, когда приеду и всё слопаю, но наверняка за несколько минут до встречи, обязательно отпишусь о своём решении."
Прикольно?

После чего, можно уже будет, (посчитав человеков, готовых уничтожить годовой запас пищи в Питере), прикинуть как это быстрее и незаметнее сделать!
Мысль?